El sistema atiende las conversaciones, valida quién está autorizado a pedir, ofrece a cada cliente su catálogo asignado y registra el pedido de forma automática. El coste de procesamiento se sitúa por debajo de los 10 céntimos por pedido.
El área de Innovación y Desarrollo de AXO ha presentado su último desarrollo: un asistente de gestión de pedidos por WhatsApp basado en inteligencia artificial, diseñado para eliminar el trabajo manual que hoy consume horas en los departamentos de administración y atención al cliente.
El problema: pedidos que llegan por WhatsApp y se procesan a mano
WhatsApp se ha consolidado como canal habitual de pedido en sectores como la distribución, la alimentación o el suministro industrial. La comodidad para el cliente, sin embargo, se traduce en carga de trabajo para el proveedor: alguien tiene que leer cada conversación, interpretar qué se está pidiendo, comprobar precios y condiciones, y volcar el pedido a mano en el ERP.
Es un proceso lento, difícil de escalar en los picos de actividad y donde se concentra buena parte de los errores de referencia y cantidad. El objetivo del desarrollo de AXO era suprimir ese paso intermedio por completo.
Cómo funciona
El cliente escribe al número de WhatsApp de la empresa como lo hace habitualmente, con sus propias palabras y sin instalar ninguna aplicación adicional. A partir de ahí, el asistente se encarga del proceso completo:
- Verifica la autorización. El sistema comprueba que el número de teléfono desde el que se escribe está habilitado para realizar pedidos, según el control de accesos que define la propia empresa.
- Ofrece el catálogo correspondiente a ese cliente. Cada interlocutor ve únicamente los productos y las condiciones que tiene asignados, no el catálogo general.
- Mantiene la conversación hasta cerrar el pedido, resolviendo dudas y confirmando las líneas con el cliente.
- Registra el pedido automáticamente en el ERP o en la plataforma de ecommerce, listo para gestionarse como cualquier otro.
El asistente se integra con el ERP o el software de gestión que la empresa ya tenga en marcha, sin sustituirlo ni alterar la operativa existente, y mantiene el catálogo de productos sincronizado tanto desde el ERP como desde plataformas online del tipo PrestaShop o WooCommerce.
Menos de 10 céntimos por pedido
Uno de los resultados más destacados del proyecto es el coste de operación. Tras el trabajo de optimización de los modelos de inteligencia artificial, AXO ha logrado situar el coste de procesar un pedido por debajo de los 10 céntimos, una cifra que hace viable automatizar incluso volúmenes con márgenes ajustados o pedidos de importe reducido.
A ello se suma la disponibilidad continua: el sistema atiende a cualquier hora, sin depender del horario de oficina ni de la carga de trabajo del equipo.
Infraestructura de IA real, no pruebas de concepto
El desarrollo se enmarca en la línea de trabajo que AXO viene impulsando desde su área de Innovación y Desarrollo: implantar infraestructura de inteligencia artificial real dentro de las empresas. No pilotos aislados ni demostraciones que se quedan en una presentación, sino sistemas conectados a las herramientas que ya están en producción, trabajando sobre datos reales y asumiendo tareas concretas del día a día.
